Geplaatst op
Iedereen krijgt in zijn leven wel eens te maken met het organiseren van een evenement. Of het nu een zakelijk evenement is zoals een presentatie van de jaarcijfers of een kerstborrel, of een (trouw)feest. Het is in ieder geval altijd een grote klus, waarbij het vinden van de locatie een van de belangrijkste zaken is. Om de selectie van een locatie makkelijker te maken voor jezelf is het goed om altijd vooraf een checklist te maken van de benodigdheden. Het is beter om vooraf een uur langer na te denken over wat je exact nodig hebt, dan last-minute iets moeten regelen of missen! Hoewel je veel verschillende soorten evenementen hebt zijn er een aantal zaken die altijd terugkomen en dus ook altijd op je checklist moeten staan.
Het begint bij de gasten
Om een goede locatie te kunnen vinden moet je rekening houden met de gastenlijst. Uiteraard is het aantal gasten dat je verwacht van groot belang voor de grootte van de geschikte locatie. Is de ruimte te groot voor het aantal mensen? Dan oogt het al gauw sfeerloos. Is de ruimte juist te klein? Dan wordt het al snel onpraktisch en over het algemeen onprettig.
Daarbij komt ook dat de geografische locatie van grote invloed is. Indien het mogelijk is wil je de gemiddelde reistijd van de gasten minimaliseren, zeker bij een zakelijk evenement. Of je het beste een feestlocatie in Amersfoort, Groningen, Maastricht of Amsterdam kunt huren is dus afhankelijk van waar de gasten vandaan moeten komen. Uiteraard speelt daarbij ook de parkeergelegenheid op de locatie een grote rol.
De nodige voorzieningen
Afhankelijk van het soort evenement moeten er verschillende voorzieningen aanwezig zijn op de feestlocatie. Naast de eerder besproken parkeergelegenheid kun je bij voorzieningen denken aan een podium, licht en geluid, inrichting en in-house catering. Dit wil namelijk nog wel eens voor problemen zorgen. Zo is het mogelijk dat de feestlocatie zelf een licht- en geluidsinstallatie heeft, die wellicht niet voldoet aan de eisen van het evenement. Daarnaast is het mogelijk dat de uitbaters van de locatie zelf de catering verzorgen of juist niet. Ook zie je vaak dat de bezitters van de locaties deals hebben gemaakt met andere leveranciers in de regio. Hoewel het goedkoper kan zijn om alles bij één partij te regelen, kan het zijn dat je beperkt wordt in de opties. Het zou zonde zijn om daardoor een minder succesvol evenement te hebben, dat niet helemaal voldoet aan je wensen.